Comunicación de Eventos 2.0: El caso Twestival Buenos Aires

"El que no se entero que venía el Twestival Buenos Aires, es porque vive en una caja de zapatos... y sin wi fi"- me dijo mi amigo Neri. Esa aseveración, aunque un poco exagerada (también podía vivir en un tupper, no? :P), resume bastante bien lo que fueron horas y horas de trabajo en la difusión de parte de todo el equipo.

Quiero contarles entonces, como encaramos este tema para este evento, que fue el primero que organizamos muchos de nosotros:

Primero definamos el público:

Twestivales un evento organizado inicialmente en Londres y que se hizo a nivel mundial donde sereunían las comunidades twitteras de las ciudades participantes para reunir fondos para la ONG Charity: Water. Es obvio entonces que el público era únicamente la gente que usaba Twitter. ¿Tan obvio? no, para nada. Tuvimos varias charlas en el equipo para definir (además de Twitter) hacia donde extendíamos la comunicación. ¿Publicábamos banners en comunidades de temáticas variadas? ¿Seguíamos publicando el evento en redes sociales de nicho? ¿Enviábamos la nota de prensa a blogs y medios que no tenían nada que ver con twitter ni con la movida social en torno a la web 2.0 que se había hecho el año pasado en Buenos Aires?

La discusión de fondo era: ¿lo hacemos masivoe invitamos hasta a mi tía que de twitter no sabe nada o lo hacemos acotado al acceso a medios de difusión de nicho y que -por ejemplo- cada confirmado en el grupo en Facebook pudiera invitar a sus amigos?

Al final, y bajo la idea de que era un evento para recaudar donaciones, con lo cual cuanto más gente, mejor, decidimos invitar a tooooodo el mundo. Yo que estuve recibiendo gente a la entrada del evento, puedo decirles que el 95% de los que llegaron tenían usuario de twitter.

Canales de difusión: blog, twitter, redes

Estamos todos de acuerdo que en este tipo de eventos, lo ideal es centralizar toda la información en el blog oficial y luego difundirla en diferentes canales. En este caso fue al reves :)

Mientras desde Londres nos enviaban el template para el blog(con una estetica comun al de los twestival de todas las ciudades participantes y el dominio de ciudad http://buenosaires.twestival.com) creamos un grupo en Facebook para empezar a difundir la idea, luego un canal de Twitter local @twestivalba.Había mucho para decir y la fecha del 12 de febrero se nos venía encima.

En el blog oficial comenzamos contando la idea, difundiendo unos videos que había preparado Charity Water y realmente eran motivadores y posteando sobre toda la ayuda que nos estaba llegando: difusión por parte de medios masivos y blogs, sponsors que donaban premios o servicios, fotos de los momentos de reunión, como iban los avances en otras ciudades Twestivalereas y una iniciativa interesante: pedir a twitteros referentes que hicieran un pequeñovideo invitando al Twestival Buenos Aires.Con los videos se sumaron Juan Carlos Lucas, Joaquín Trelleira, Milagros (Chica Seo), Paula Carri, Marta Repupilli, Victor Esparza, Profesor Gordon

EnFacebook comenzamos creando el grupo y difundiendolo nuestros propios contactos. Luego creamos el evento e invitamos a todos los que se habían unido al grupo a confirmar en el evento. Esta confirmación nos serviría luego para darnos cuenta de que la cantidad de gente que iba a ir, no entraba en la primer locación que habíamos confirmado :S .

La comunicación a los confirmados en el grupo y el evento se hizo publicando enlaces a los nuevos post, a remeras twitteras, compartiendo las fotos de las reuniones que teníamos en la organización y enviando mails a los integrantes del grupo y del evento (que no eran los mismos en ambos casos, de ahí el doble mail). Los mails fueron por cosas muy puntuales: cambio de locación, confirmación de la hora, anuncio de los productos que habría para recaudar donaciones. Se enviaron pocos mails para no pecar de spammers 2.0 ;)Asimismo, fue importante también las respuestas a corto plazo, a las preguntas que nos iban dejando en el grupo.

A nivel personal, los organizadores publicamos en nuestros status algunas noticias importantes, compartimos en nuestros perfiles algunos post, etc. Facebook brinda miles de metodos de difusión, pero ese ya es tema para otro post ;)

 En Twitter creamos el canal oficial de comunicación @twestivalba y desde allí agregamos a varios de los contactos que teníamos en nuestras cuentas personales, asi como a twitteros muy activos. Sin dudas, el hecho de ser un evento global hizo que la palabra TWESTIVAL empezara a sonar con fuerza y eso, también nos ayudó para interesar a los asistentes.

En cuanto a qué comunicar, hicimos twitts del avance de la organización, de los sponsors que se iban sumando, de los otros canales de comunicación disponibles, formas de donación posible, la cantidad de asistentes registrados, agradecimos a quienes nos ayudaban con la difusión, ayudamos a difundir a otras ciudades twestivaleras, pedimos ayuda de ideas a los twitteros y -obviamente- respondimos todas las consultas que iban surgiendo.

Otros:

- Hicimos una gacetilla de prensa con toda la información y la enviamos a nuestros contactos en los medios. Lamentablemente, hubo que cambiar de lugar en el medio por el tema de la capacidad, así que hicimos una segunda gacetilla con ese update.

- Tratamos de responder agradeciendo o respondiendo dudas entodos los post donde habían difundido el evento.

- Hicimos un clipping de prensa que colgamos del blog.

- Le dimos difusión en nuestros blogs personales y pedimos a nuestros contactos bloggers que le dieran difusión en sus propios blogs. La idea no era agobiarlos con pedidos así que tratamos de organizar una parte del equipo encargada de este tema. Muchos de ellos se sumaron a la idea!

- Colgamos el evento en muchas redes sociales y la gacetilla y los post del blog oficial como post de blog en las mismas. En algunos casos, los organizadores de dichas redes colaboraron enviando esa información que creían valiosa para sus comunidades, por medio de un mail a todos.